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高级行政文秘职业化课程.pptx_图文

高级文秘职业化训练 主讲:李革增 1 目录 一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质; 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理; 六、行政文秘的文档管理; 七、行政文秘公文写作; 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ; 2 1、企业行政文秘的工作内容(1) 项目 1、日程管理 内容 预约会面的受理及安排;日程表的制作;预定计划的变更 及调整、向有关方面联络、交涉、调整,向上司再次确定, 预计计划进行管理,交通工具的选定、订座与购票,旅费 及预付款等的收受 上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办 2、环境的整理准备 公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管 理 3、会议及活动的管理 开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备,运作 及事后的管理。 3 企业行政文秘的工作内容(2) 项目 内容 4、照顾身边琐事 照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理(包括药品的 准备等)、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整,上司外出的准备、车 辆的安排(与司机联络及调整)、上司的接送、上 司其它事务的代理。 各种票据如:交通费、交际费、各种会费的出纳、 5、会计方面的业务 结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务 手续的代办与记帐。 6、突发事件处理 发生火灾、地震、风水害等紧急情况时,对来访客 人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的 处置、劳动问题决裂和纷争时的处理,发生紧急情 况时,对公司内、外的联络。 4 企业行政文秘的工作内容(3) 项目 内容 7、接待、应酬工作 面谈、访客的安排、招待(茶点、饮食等的准备)接送、 上司办公室及会客室的安排, 电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。 媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理 8、沟通支持性工作 沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司 庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项 公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件 9、文件的处理和保管 的传达、办公机器(电脑、复印机、传真机)的操作和 管理;文件档案的管理; 5 企业行政文秘的工作内容(4) 项目 10、信息的搜集整理 内容 文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析; 上司有关的名簿及通讯录的管理;名片、杂志、图书、 磁盘等的整理、检索; 11、决策支持工作 信息的处理与分析; 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持; 6 2、文秘的职业发展规划 初级秘书:协助上司的工作 主要工作如下: 接听电话、上传下达; 使用办公软件:打字、制表、作幻灯; 使用各类办公用具(传真、复印、电脑); 使用互联网; 管理档案、文件等; 接待; 其它事务性的简单工作; 7 中级秘书:分担上司的工作 主要工作如下: 起草公文、文件及其它需要的文字工作; 沟通协调各种关系; 管理上司工作日程; 组织、召集相关的会议; 收集相关信息资料等 ; 公司内、外的简单事务的处理; 语言要求 8 高级秘书:管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下: 管理上司的工作时间; 主持大型商务、文化活动; 信息的处理与分析; 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持; 语言要求 9 一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质; 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理; 六、行政文秘的文档管理; 七、行政文秘公文写作; 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ; 10 二、行政文秘的角色定位与必备素质; ? 1、秘书的定义 l.广义的概念;“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的 广义,包括了公务秘书、私人秘书,又包括了各行业、层次、工 种;领导人既含单数,又含复数--领导集体; 2.狭义的概念。“秘书是一种职务名称,正在成为一种社会 职业,指处于领导近身,直接为领导从事事务性、信息性的辅助 服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。 我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动(商务秘书) 11 3、行政文秘必备的职业素质 正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情—对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣,设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚—忠于上级 忠于事业 有 序--利落,有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作,保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性—领悟上级或领导的真实想法 自 信—积极 向上 勤 奋—不断学习 提高能力 承受压力 12 一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质; 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理; 六、行政文秘的档案管理; 七、行政文秘公文写作; 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ; 13 二、什么是沟通 ? ? 为了设定的目标,把信息,思想和情感在个人 或群体间传递,并达成共同认识的过程。 ? 实质 : 如何理解别人 让别人理解你的过程 ? 注意:沟通不一定是直来直去 明明白白 效果比有道理重要 14 三、沟通的特性 ? 1、目的性 ? 2、方向性 ? 3、互动性 传送者 信息 反馈 接受者 15 四、沟通的种类及形式 沟通 语言 非语言 互联网 口头 书面 距离 姿势 眼神 表情 手式 声音 电话 面对面 书信 文件 16 几种沟通形式的优劣分析 面对面 优

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