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3点归纳法


------------------ 原始邮件 -----------------发件人: "xueyulan";<xueyulan@bluemoon.com.cn>; 发送时间: 2013 年 10 月 25 日(星期五) 下午 4:22 收件人: "ruoye.lan@gmail.com"<ruoye.lan@gmai

l.com>; 主题: 归纳为 3 点

所有内容都归纳为 3 点 “无论何时,话题都请归纳为 3 点。” 大多数新职员都曾被上司这样教导过。 我们甚至可以这样说,通过观察一个人能否将内容归纳为 3 点,便可判断这个人是否是合格的宝洁职 员。 认真汇总信息、 严谨传达必要内容是最为普通的思维方式。 然而, 上司则要求每位职员必须将内容“归 纳为 3 点”。 “无论何时何地,无论何种内容信息,都请将其归纳为 3 点。” 一开始,我们并不知道具体该如何归纳。 下面以举例的形式为大家讲述宝洁所要求的内部信息交流法。 例如,向上司汇报由自己负责的新产品销售状况时,可以将汇报内容作出以下形式的整理: 1.这次新产品的销售额及销售数量推移与预想相当。 2.已确认商品特征是否明确传达宗旨。 3.下周开始非限量购买,因此下周是一个非常紧要的周期。 例如,向各相关部门说明日程变更时,可以将汇报内容作出以下形式的整理: 1.本次计划被延迟了 6 个月。 2.打算让本次计划与海外计划一同携手并行,目的是为了提高效率。 3.打算利用这 6 个月,修订营销计划。 例如,报告新商品消费者满意程度调查结果时,可以将汇报内容作出以下形式的整理: 1.新商品概念的评价并不十分理想。 2.必须将商品机能特征再度具体化。 3.消费者已提出明确需求,因此可确认商品概念的定位有误。 例如,说服上司,让自己参加公司外部研修时,可以将汇报内容作出以下形式的整理: 1.下周,东京有一场使用最尖端社会媒体进行营销的研讨会。 2.参加研讨会须支付相关费用,您看是否可以申请参加? 3.从研讨会学成归来后,会将成果汇总后介绍给大家。 例如,因孩子生病,必须请假时,可以将汇报内容作出以下形式的整理: 1.非常抱歉!我今天恐怕无法来公司上班了。 2.因为孩子发高烧。 3.明天会正常出勤。 像以上将所要传达的信息归纳为 3 点的做法是宝洁日常交流的精髓。并且,因情况不同,这 3 点的构 成也可能发生变化。 例如,提出结论并希望获得认可时,需要介绍以下方面的情况: 1.背景。 2.结论。 3.理由。

向上司汇报状况,并传达自己意见时,则需要说明下列要素: 1.结论。 2.理由。 3.今后的计划。
总之,总结出来的要点皆因情境的不同而不同。 请大家也试着将主要信息归纳为 3 点陈述吧!如此,想要传达的信息是不是变得异常清晰? 如此,不需要其他方式便可让对方在最短的时间内准确把握信息。大家只要记住:无论何时都将信息 归纳为 3 点即可。这 3 点必须涵盖所有应该传达的内容,换言之,这 3 点必须是集成一切必要信息,且极 富条理性的。所以,掌握这一归纳技术是重中之重。 为了练就以上思考能力及沟通能力, 极具效果的训练自然必不可少。 想要让阐述变得足够清晰有条理, 就应踏踏实实学会这项技能。 “归纳为 3 点” 当我刚进入研究开发本部时,担任的是产品经理一职,主要负责新产品日本市场导入这一领域。我的 工作搭档是负责营销计划及品牌商务管理的品牌经理。我们每天都会联系,给新产品作定位,并按照具体 的计划推进工作。 我的沟通技能就是在与这位品牌经理不断讨论的基础上练就的。作为前辈,我的搭档只比我早入社一 年,但他却能让刚进公司的我在短时间内迅速上手。可想而知,就在这短暂的一年当中,他已然扎扎实实 掌握了沟通术的基本技巧。 当时,我的工作地点与前辈不在同一个地方,电话是我们交流的重要工具。 为了确保计划能够按部就班地推进,我每天都要跟前辈通电话。那时,我渴望提高自己的沟通能力, 更希望能尽快与前辈一样,说话干净利落、一语中的、浅显易懂。善于沟通的人,其实非常了解那些不会 沟通的人的心理。 通过沟通交流, 前辈一眼即可识别我是一个立即能够上手的新人还是一个教不会的新人。 那时的我,在给前辈打电话之前总会重复同一件事。那便是将今天想要传达的内容及话语“分 3 点” 写在纸上。虽然我大体上知道自己想说什么,但即便如此,我仍会梳理之后将其归纳为 3 点,并写出来。 这件事情让我明白了一个道理,即所谓的“3 点归纳”技术需要反复反复再反复,只有每天不间断地 训练才能熟练掌握。此外,每天的训练还为我的信息整理能力打下了扎实的基础。即便是现在,我也仍然 保持着“3 点归纳”这一良好习惯。 对我来说,还有一个非常重大的课题。那便是当前辈在电话中提出问题时,我该如何清清楚楚给出答 复。 “你认为那个怎么样?” 被这样问及时,我会作出如下反应:尽量明确自己的现有信息、表达自己的判断、说明作出该判断的 理由。其实,这也是所谓的“3 点归纳”交流术。类似情况时常出现在电话交流中,我也因此每天都在努 力着。在回答问题时,我会尽量加速脑力运转,在脑中形成 3 点要素后迅速作出答复。 我已经记不起这一行为重复了多少次,但它确实产生了非常明显的效果。通过训练,我能越来越快地 汇总重要信息并进行有条理的阐述。 总而言之,反复彻底的训练可以让条理性思考变得越发灵敏。 通过训练成就的这一技能时常让我在工作中大显身手。无论是向高层管理人员提计划意见之时,还是 就计划与部下进行交谈之时,“3 点归纳”这一沟通术可谓无处不在。只要我们按照“迅速开动大脑、明 确现有信息、表达自己的想法、简单清晰阐述这一想法的理由”的思路与对方沟通,总会取得令人意想不 到的成果。

它决定着商务成败 对于内部信息沟通法来说,“有条理地整理要点”是最为关键的一步。仅凭自我意识,不对要点加以 整理的话,是达不到良好的沟通这一目的的。 在此之前,想必大家都曾有过胡乱瞎侃的经历吧。那时的对话,是不是连自己都不明白自己在说些什 么呢? 当然,不同情境的话,沟通的模式也会有所差异,对于那些必须有沟通效果的商务洽谈来说,整理要 点、有条理地阐述,将决定洽谈的成功与否。 越是状况复杂的时候,“3 点归纳”越有效果 越是状况复杂、 难以明白的时候,“3 点归纳”的效果就越发显著。 当团队陷入信息混乱这一泥潭时, 亦是最浪费时间之时。想要尽早摆脱这一混乱局面的话,就应尽早明确把握现状,并将自己握有的信息及 时反馈给上司及相关部门。这一过程非同寻常,亦是对我们自身能力的考验。 譬如,当团队内部出现某问题时,局面定然会陷入混乱。 此时,一旦有人将非重要信息列入重要行列并将之汇报给团队的话,团队不但会将这一信息立即视为 必要问题,还会投入过多精力去解决,如此一来,问题反倒越发纠结难解。 这时,简明扼要地汇总现状才是首要任务,目的是要让大家形成统一的认识。如果自身拥有这样的技 能,包括上司、相关部门、高层管理人员在内,你都可凭借一己之力把他们带向“正轨”。而此时,“3 点归纳”的沟通术则可起到举足轻重的作用。

1.问题的本质是什么? 2.会给业务带来何种程度的冲击? 3.今后应该如何应对解决?
要像这样进行归纳,才能达到认识统一的目的。随着团队解决力度的加大,业务也终将迈向成功。 为什么是“3 点” 那么,为何魔力数字会是“3”呢?其实,我还并未见过有谁针对这一问题进行过系统的说明。但是, 从沟通手法这一角度加以思考的话,“3 点归纳”这一说法是合情合理的。 首先,3 点可以给人不会太过复杂的印象。对于交流来说非常重要的一点是——阐述对方可以理解的 内容。倘若内容太过复杂,即便经过条理性的整理,仍有四五个要点的话,会给对方的理解造成一定的障 碍及困扰。 反之,倘若要点简明精辟,只有 3 点的话,对方不仅立即就能吸收,还会对说话者产生一种“信息处 理得当”的良好印象。此外,也不会因为要点太过单薄,让人感觉“太过简单”。 其次,就全局来说,3 点能够起到有效平衡的作用。它不仅能在各要点之间轻松建立联系,还能组合 成最适宜的构成。 总而言之,数字“3”的由来并非偶然,正因为它有相当合理的理由,才能被大家

认可。
信息三角形 其实,宣传及交流等专门领域在接受媒体采访时,也常常会采用将信息归纳为 3 点的手法。 在大型企业中, 宣传部通常都要为社长接受媒体采访作好准备。 而在诸多准备工作当中, 一种名为“信 息三角形”的发言表则必不可少。这里的“信息三角形”并不是为社长准备发言稿,而是为社长的发言列 出 3 个要点,即制作一种版面布局为“3 点=三角形”的发言资料。如此一来,社长便可手执该资料,一边 确认自己发言的要点一边接受媒体的采访(图 3,见下页)。 当公司将信息传达给对方时,特别是面对报道记者的提问或对方明显有意将话题引入不同的方向时, 传达及回复的方向常常就在被列举的 3 大要点中。如此,这一“3 大信息集约”型的手法便会向我们展现

它极为有益的一面。对于为何是 3 点,正如前文所述,因为 3 点既不过于复杂又不过于简单,还能起到有 效平衡的作用。 这是沟通专家时常使用的方法,如能在每天的工作当中对其加以运用的话,想必你的沟通能力一定能 更上一层楼,甚至达到非常出色的境地。 虽然以下只是一些闲话,但也很有必要讲一下。当政治家出现丑闻,接受媒体追究采访时,如能站在 自己的立场, 用 3 点归纳法澄清解释的话, 效果要明显好于那些毫无章理、 思绪混乱的人。 越是紧急时刻, 越应该将即将阐述的内容明确归纳为 3 点。3 点归纳的沟通技巧在某一程度上决定了视听者对自己留下印 象的好坏。同理,工作当中亦是如此。 养成“3 点归纳”的良好习惯,自信大胆地阐述观点 日本人不太喜欢在公众场合表述自己的意见,我想,最大的原因还在于“他们不想过度模仿”吧。这 也是日本人特有的气质,难道不是吗?然而,他们之所以不愿意这么做,还存有另外一个原因。因为他们 事先并未整理好自己的思路,所以才避于表述。在日本,大家一起表述意见的现象并不受欢迎,因此,很 多人的潜意识中都认为表述意见是非必要的行为。 有了这一想法之后, 大家也就自然而然不会去事先思考、 整理自己的意见了。因为没有思考、整理,所以才不去表述。因为不去表述,所以才会失去发言的机会。 我觉得大家就是这样,才会陷入恶性循环中无法清醒。 就拿我个人来说吧,在养成“3 点归纳”这一习惯之后,凡事总会事先在脑中精密梳理一遍。经过认 真整理之后,意见开始形成,当然,自信也会随之而来。如果自己能对即将阐述的内容作好充分准备,相 信大家能够理解的话,就可避免被人驳回、被人羞辱的凄惨场面。 同时,如能对信息进行系统性整理的话,不但会给人留下“这个人是有仔细思考过”的良好印象,还 能帮助自己有中心有条理有目的地进行阐述。当自己阐述完意见及观点之后,对方定然也会提出反馈性意 见,如此一来,便是一种自我提高、精益求精的绝佳机会。 因“被要求提意见而感到为难软弱”时, 往往正是脑子一片空白之时。 此时, 建议大家不要过于惊慌, 尝试着静下心来慢慢整理一遍,这样做至少可以帮助当事人简单明了地表达自己的观点。综上所述,“3 点归纳”的习惯具有增强自信的魔力。 领导必备的“3 点归纳”能力 “3 点归纳”这一训练的成果并不仅限于增强自信,从理论上来说,“3 点归纳”还能帮助我们

在团队当中提高自身价值的潜能。换言之,可以帮助我们晋级领导职位,统筹整 个部门。
带领团队摆脱困境、继续向前的能力是每位团体领导都在追求的素养。 20 世纪 90 年代中期,宝洁以日本为据点开始向中国市场进军。当时,我担当的是日本洗涤剂开发团 队的经理。某天,我被产品开发本部的上层领导叫去,他说希望我能负责中国市场的开发,那句话至今我 仍记忆犹新: “中国的计划现在很是混乱,我希望你能 Soft Out 这一切。” 所谓的“Soft Out”,就是整理的意思。产品计划首领的第一使命便是整理。而当时,那位上层领导 就是这样对我说的。 实际工作中确实要从整理入手。那时的我完全不明白其他人到底在做些什么,只是感觉眼前有一大堆 的问题没有解决,而每个人所做的事又都非常茫然零散。 我的使命就是梳理现状,明确应该做的事情。在完成这一使命的过程中,我发现自己之前努力练就的 “3 点归纳”能力真的非常有用,其切切实实是领导不可或缺的第一能力。 让它成为一种习惯 最近, 邮件作为一种商务沟通手段开始逐渐活跃起来, 书写沟通的方式也变得越发频繁。 如仔细观察, 你会发现,其实比起口语交流,书面交流更需要过硬的梳理能力。(当然,这只是针对商务沟通的分析, 并不是邮件比电话更具沟通力的意思。) 在书写邮件时,我时常会自我评估,即确认自己是否有表明意图。

通过一段时间的历练,我发现似乎“书写”更有利于“3 点归纳”的养成。“3 点归纳”的训练不需要 任何人的协助即可完成。自己书写,自己理解,自己完善。唯有如此这般反复,才能锻炼出将重要信息归 纳为 3 点的能力。接着,我们才能去步步为营地与对方进行沟通,让工作进展得更顺利。 读到这里,您感觉如何呢?如若让您将读后感归纳为 3 点的话,您会如何整理呢? 现在,如有什么想法或提案想向上司传达表述的话,您是否会事先将其归纳为 3 点呢? 请大家尽快尝试吧! 另外,在“3 点归纳”成为思考“习惯”之前,请不要放弃努力哦。


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